Política de privacidad

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Epoch AiM S.A.S., con domicilio en Neiva, Huila, Colombia.

• Correo: contacto@epochaim.com
• WhatsApp y teléfono: +57 321 491 3726
• Sitio web: https://epochaim.com

Esta política aplica a los datos que tratamos en:

• Nuestro sitio web, epochaim.com, y sus demostraciones.
• Nuestros canales de contacto: WhatsApp, correo electrónico, llamadas y reuniones.
• Las aplicaciones, bots de WhatsApp, sistemas y páginas que desarrollamos y operamos, incluido SmileOS, y sus integraciones con servicios como WhatsApp Business (Meta) y Google.

Los que tú nos das. Cuando nos escribes o contratas un servicio: nombre, teléfono, correo, nombre y tipo de negocio, ciudad y lo que nos cuentes en tus mensajes. Si contratas, también los datos necesarios para facturar.

Los del sitio web. El diagnóstico de la página funciona en tu navegador y no guarda tus respuestas; solo nos llegan si decides enviarlas por WhatsApp. Lo que escribas en el bot de prueba se procesa para generar la respuesta. Para evitar abusos usamos de forma temporal tu dirección IP para limitar la cantidad de mensajes, sin guardarla.

Datos técnicos. Como cualquier sitio, nuestro proveedor de alojamiento registra datos técnicos de cada visita (dirección IP, navegador, fecha y página consultada) por seguridad y funcionamiento.

Medición de visitas. Usamos una herramienta de medición propia, sin cookies, para saber cuántas personas visitan el sitio y de dónde vienen. Guarda en tu navegador un identificador aleatorio que no revela quién eres, y registra las páginas que visitas, el sitio o la campaña desde donde llegaste, el idioma del navegador, el tamaño de la pantalla y si haces clic para escribirnos por WhatsApp. Esa información llega solo a nuestro sistema; no la usamos para publicidad de terceros ni la vendemos. Puedes borrar ese identificador cuando quieras limpiando los datos del sitio en tu navegador. No usamos cookies de publicidad.

Datos sensibles y de menores. No pedimos datos sensibles ni datos de menores de edad en el sitio o en nuestros canales. No estás obligado a entregar datos sensibles.

• Responder tus mensajes, preguntas y solicitudes.
• Hacer el diagnóstico de tu negocio, preparar propuestas y cotizaciones.
• Prestar los servicios contratados: desarrollo, implementación, capacitación, soporte y mantenimiento.
• Facturar y cumplir obligaciones legales y contables.
• Enviarte información sobre nuestros servicios, solo si lo autorizas. Puedes pedir que dejemos de hacerlo en cualquier momento.
• Mantener la seguridad y el buen funcionamiento del sitio.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales.

Cuando construimos u operamos una aplicación para un negocio (por ejemplo, un bot de WhatsApp, un sistema de pedidos o SmileOS en un consultorio), los datos de los clientes o pacientes de ese negocio pertenecen al negocio, que es el responsable de ellos. En ese caso nosotros actuamos como encargados: tratamos esos datos solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones del negocio y con acuerdos de confidencialidad.

En SmileOS, la información clínica de los pacientes es de cada consultorio, que obtiene las autorizaciones exigidas por la ley. Esa información se trata con controles de acceso por usuario y no se usa para ningún fin distinto al servicio.

Datos de cuentas de Meta y Google. Si una de nuestras aplicaciones accede, con tu permiso, a datos de tu cuenta de WhatsApp, Meta o Google, solo los usamos para la función que autorizaste. No los vendemos, no los usamos para publicidad y puedes revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta. El uso y la transferencia de la información recibida de las API de Google cumplirá la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

Compartimos datos solo con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, y solo lo necesario:

• Alojamiento web y bases de datos en la nube.
• Mensajería, como WhatsApp Business de Meta.
• Proveedores de inteligencia artificial que procesan el texto de las conversaciones para generar respuestas.
• Correo electrónico y herramientas de trabajo.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transferencia o transmisión internacional, que hacemos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección. También entregamos datos a autoridades cuando una ley o una orden judicial lo exige.

Protegemos los datos con conexiones cifradas (HTTPS), accesos limitados a quien los necesita, contraseñas y llaves guardadas fuera del código, y acuerdos de confidencialidad con nuestro equipo y nuestros clientes.

Conservamos los datos mientras dure la relación contigo y el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables o contractuales. Después los eliminamos o los anonimizamos.

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y corregir tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar tu autorización y pedir que eliminemos tus datos, cuando no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
• Consultar gratis tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu solicitud ante nosotros.

Escríbenos a contacto@epochaim.com con el asunto «Datos personales». Incluye tu nombre, el dato de contacto con el que te conocemos (teléfono o correo), qué necesitas y, si es un reclamo, los hechos y documentos que lo soportan. Los socios de Epoch AiM atienden estas solicitudes directamente.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si necesitamos más tiempo te avisamos, y en ningún caso pasaremos de 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, eliminación o revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más, con aviso previo.

Para pedir que eliminemos tus datos:

• Escribe a contacto@epochaim.com con el asunto «Eliminar mis datos», o por WhatsApp al +57 321 491 3726.
• Indica el teléfono o correo con el que interactuaste con nosotros o con la aplicación.
• Eliminamos tus datos en máximo 15 días hábiles y te confirmamos cuando esté hecho. Solo conservamos lo que una ley nos obligue a guardar, por ejemplo, las facturas.

Si tus datos están en la aplicación de uno de nuestros clientes (por ejemplo, el bot de WhatsApp de un negocio), puedes pedírselo a ese negocio o a nosotros; en el segundo caso, coordinamos la eliminación con él.

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es importante, lo anunciaremos en este sitio antes de aplicarlo. Esta versión está vigente desde el 16 de octubre de 2026, y los datos se tratarán mientras sigan siendo necesarios para las finalidades descritas.